QR-Code für die Hochzeit: Website, Fotos und RSVP einfach teilen

Ein QR-Code ist kein Deko-Element. Er ist eine Abkürzung, und er lohnt sich genau dort, wo eure Gäste sonst etwas abtippen, suchen oder nachfragen müssten. An den falschen Stellen bleibt er ein schwarzes Quadrat, das niemand anfasst.

Hier steht, wo sich ein QR-Code auf der Hochzeit wirklich auszahlt, wie groß er sein muss, wo ihr ihn besser weglasst und was ihr vorbereitet, wenn das Netz in der Location schwach ist.

Die drei Stellen, an denen sich ein QR-Code lohnt

Ihr braucht keinen Code auf jedem Papier. Drei Stellen decken fast alles ab, weil dort jeweils etwas passieren soll: antworten, hochladen, nachschauen.

1. Auf Save the Date und Einladung

Der Code auf der Karte hat genau eine Aufgabe: die Gäste sollen auf eurer Seite landen und antworten, ohne eine Adresse abzutippen. Das funktioniert gut, weil die Karte in Ruhe zu Hause gelesen wird, meistens mit dem Handy in der anderen Hand.

Wichtig ist, dass der Code nicht auf die Startseite führt, wenn ihr eine Antwort wollt, sondern direkt dorthin, wo ihr die Zu- und Absagen eurer Gäste sammelt. Jeder zusätzliche Klick kostet Rückmeldungen. Wenn ihr die Vorankündigung ohnehin digital verschickt, ist der Code auf der gedruckten Karte die Ergänzung für alle, die lieber Papier in der Hand halten. Wie eine digitale Save the Date und eine gedruckte Karte zusammenspielen, lohnt sich vorher kurz zu überlegen.

Schreibt die Adresse immer zusätzlich unter den Code. Ein Teil eurer Gäste scannt nicht, sondern tippt, und manche Kamera-Apps sind älter als man denkt.

2. Auf dem Tischkärtchen zum Fotoalbum

Das ist die Stelle mit dem größten Effekt. Ein kleines Kärtchen pro Tisch, Code drauf, ein Satz darüber, und ihr bekommt am Ende des Abends die Bilder, die euer Fotograf nicht machen konnte: die Tischnachbarn, die Zigarettenpause, das Kind unter dem Buffet.

Den Code für das Fotoalbum bekommt ihr direkt aus eurer Seite, ihr müsst ihn nicht selbst bauen. Für alles andere reicht ein kostenloser QR-Generator, der eure Adresse in einen Code umwandelt.

Setzt das Kärtchen auf den Tisch, nicht auf den Teller und nicht an die Bar. Auf dem Tisch liegt es den ganzen Abend, wird beim Warten aufs Dessert in die Hand genommen und überlebt auch den ersten Sekt.

3. Am Eingang zum Ablauf des Tages

Die häufigste Frage auf einer Hochzeit ist nicht "wo ist das WLAN", sondern "wann gibt es Essen". Ein Aufsteller im Eingangsbereich oder neben dem Sitzplan, der auf euren Ablaufplan führt, nimmt euch und euren Trauzeugen den ganzen Tag Fragen ab.

Legt zusätzlich ein paar gedruckte Exemplare des Ablaufs aus. Aus der Druckansicht eurer Seite ist das in zwei Minuten erledigt, und es ist euer Sicherheitsnetz, falls im Saal nichts lädt.

Wie groß der Code sein muss

Es gibt eine brauchbare Faustregel: Scanabstand geteilt durch zehn. Wer aus einem halben Meter scannt, braucht ungefähr fünf Zentimeter Kantenlänge.

• Einladung und Tischkärtchen (Abstand rund 25 bis 30 cm): 2,5 bis 3 cm
• Karte auf dem Empfangstisch (rund 50 cm): 5 cm
• Aufsteller oder Schild (1,5 m): 15 cm

Unter zwei Zentimetern wird es auf Papier unzuverlässig, egal wie gut der Drucker ist. Dazu kommen drei Dinge, die häufiger schiefgehen als die Größe:

• Ruhezone. Rund um den Code muss ein freier Rand bleiben, bei einem 3-cm-Code etwa 4 mm. Kein Text, keine Linie, kein Blattmuster, das hineinragt.
• Kontrast. Dunkler Code auf hellem Grund. Helle Codes auf dunklem Grund und Codes auf einem Foto sehen gut aus und scheitern reihenweise an älteren Handys.
• Auflösung. Exportiert den Code als Vektor (SVG oder PDF). Ein vergrößerter Screenshot wird im Druck matschig, und genau das bricht die Erkennung.

Mattes Papier ist besser als Hochglanz. Folienkaschierung, Goldprägung und lackierte Oberflächen spiegeln im Kerzenlicht, und dann sucht die Kamera das Muster vergeblich.

Wo ihr den Code besser nicht platziert

• Im Falz einer Klappkarte. Die Wölbung verzerrt das Muster.
• Auf sehr dunklem oder stark strukturiertem Papier. Kraftpapier mit grober Faser frisst den Kontrast.
• Auf Servietten, unter Tellern, auf Untersetzern. Das wird nass, verdeckt oder abgeräumt.
• Mitten in der Tischdeko. Hinter Kerzen, Vasen und Menükarten verschwindet er innerhalb von zehn Minuten.
• Auf Stoff, Fahnen oder Ballons. Alles, was sich bewegt oder wellt, ist schwer zu scannen.
• Direkt über dem Buffet. Dort hat niemand eine Hand frei.
• Auf der Rückseite von etwas, das flach liegen bleibt. Was nicht sichtbar ist, wird nicht gescannt.

Wenn das Netz in der Location schlecht ist

Der Scan selbst funktioniert offline, die Kamera liest nur ein Muster. Was Netz braucht, ist die Seite dahinter. In einer Scheune mit dicken Wänden oder einem Gewölbekeller ist das ein realistisches Problem, und es lässt sich vorher entschärfen.

• Fragt die Location vorher, ob es ein Gäste-WLAN gibt und wie stabil es bei 80 Personen gleichzeitig ist.
• Stellt Netzname und Passwort neben den Code. Wer schon verbunden ist, scannt problemlos. Ein zweiter Code, der direkt ins WLAN einloggt, lässt sich mit jedem QR-Generator erzeugen.
• Bittet eure Gäste in der Einladung, die Seite einmal vorher zu öffnen. Wer den Ablauf schon kennt, braucht ihn abends nicht mehr zu laden.
• Druckt den Ablaufplan und legt ihn auf die Tische. Papier hat kein Netz nötig.
• Nehmt dem Fotoalbum die Eile. Schreibt dazu, dass der Upload auch am nächsten Tag noch funktioniert. Der Code bleibt gültig, die Bilder liegen bis dahin sowieso im Handy.

Die Antworten auf eure Einladung hängen ohnehin nicht am Hochzeitstag, die kommen Wochen vorher von zu Hause. Nur Fotoalbum und Ablauf sind wirklich abhängig vom Netz in der Location.

Vor dem Druck testen

Zehn Minuten, die viel Ärger sparen. Testet nicht die Datei am Bildschirm, sondern den echten Druck auf dem echten Papier.

1. Mit einem iPhone und einem Android-Gerät scannen.
2. Mit einem älteren Handy aus dem Freundeskreis gegenprüfen.
3. Aus der tatsächlichen Entfernung scannen, in der der Code später hängt.
4. Einmal bei gedämpftem Licht testen, nicht nur am Fenster.
5. Prüfen, wo der Link landet: die richtige Seite, richtige Sprache, richtiger Abschnitt.
6. Prüfen, ob eine Passwortabfrage kommt. Wenn eure Seite oder eine Gästegruppe geschützt ist, muss das Passwort neben dem Code stehen, sonst steht der Gast vor einer verschlossenen Tür.

Und die wichtigste Regel: Ein gedruckter Code lässt sich nicht mehr ändern. Verlinkt deshalb eure eigene Adresse, die bleibt, und keinen Link zu einem geteilten Ordner, der nach ein paar Monaten abläuft.

Formulierungen, die funktionieren

"Scan mich" sagt nichts. Schreibt dazu, was passiert, wenn man scannt, und bis wann.

Sagt uns bis zum 15. Mai Bescheid. Code scannen oder eurenamen.trauseite.de öffnen.

Eure Fotos gehören zu diesem Tag. Scannt den Code und ladet hoch, was ihr seht. Das geht heute Abend und auch noch nächste Woche.

Ablauf, Sitzplan und Adressen findet ihr hier. WLAN: Netzname, Passwort.

Ein Code statt fünf

Die Versuchung ist groß, für jede Information einen eigenen Code zu machen. Macht es nicht. Eure Seite ist die Sammelstelle, dort liegen Ablauf, Anfahrt, Unterkünfte, Geschenkeliste und Antwortformular ohnehin nebeneinander. Ein einziger Code führt dorthin, und nur das Fotoalbum bekommt einen eigenen, weil es abends in einem anderen Moment gebraucht wird.

Wer sehen will, wie so eine Seite aufgebaut aussieht, findet in den Beispielen echter Hochzeitsseiten schnell heraus, welche Abschnitte man wirklich braucht und welche man sich sparen kann.

Ein QR-Code ist am Ende nur so gut wie die Seite dahinter. Wenn ihr noch am Anfang steht, schaut euch in Ruhe an, wie ihr eure Seite aufsetzt. Den Code dazu habt ihr danach in zwei Minuten.