Die besten RSVP-Fragen für eure Hochzeit

Das Antwortformular ist der Teil eurer Planung, mit dem eure Gäste am meisten zu tun haben. Jede gute Frage dort spart euch später eine Nachfrage per WhatsApp, und jede überflüssige Frage kostet euch Antworten. Hier steht, welche Fragen sich wirklich lohnen, wie ihr sie formuliert und wo ihr besser aufhört.

Die Grundregel: fragt nur, was ihr auch weiterverarbeitet

Bevor ihr eine Frage aufnehmt, beantwortet für euch selbst eine Gegenfrage: Was tut ihr mit der Antwort? Wenn die Antwort auf eine Liste für den Caterer, den Busunternehmer oder die DJ-Playlist wandert, gehört sie ins Formular. Wenn sie nur nett zu lesen wäre, gehört sie nicht hinein.

Das klingt streng, hat aber einen handfesten Grund. Ein Formular mit sechs Feldern wird auf dem Handy in zwei Minuten ausgefüllt, meistens direkt nachdem die Einladung gelesen wurde. Ein Formular mit fünfzehn Feldern wird weggelegt, um es "später in Ruhe" zu machen, und genau diese Antworten müsst ihr hinterher einzeln eintreiben. Die Antworten landen ohnehin gebündelt in eurer Gästeliste, ihr müsst also nichts doppelt erfassen.

Die drei Pflichtfragen

1. Wer antwortet gerade?

Klingt banal, ist aber die häufigste Fehlerquelle. "Familie Meyer" hilft euch nicht, wenn ihr drei Familien Meyer eingeladen habt. Fragt nach dem vollen Namen und sagt dazu, warum.

Wie heißt ihr? Bitte tragt Vor- und Nachnamen ein, damit wir euch richtig zuordnen können.

2. Kommt ihr?

Zwei Optionen, keine dritte. "Vielleicht" ist für die Planung wertlos und verleitet dazu, die Entscheidung aufzuschieben. Wer wirklich unsicher ist, schreibt euch ohnehin persönlich.

Seid ihr dabei?
Ja, wir freuen uns sehr.
Leider können wir nicht kommen.

3. Mit wie vielen Personen?

Fragt nicht nur nach der Anzahl, sondern nach den Namen der Begleitpersonen. Die Zahl braucht ihr für den Caterer, die Namen für Sitzplan, Tischkarten und Menükarten. Wenn ihr Kinder mitzählen lasst, schreibt es dazu, sonst rechnen manche Gäste sie heraus.

Wer kommt mit? Bitte tragt alle Personen mit Namen ein, auch Kinder.

Eine halbe Pflichtfrage ist die E-Mail-Adresse. Ihr braucht sie, wenn ihr später eine Info zur Anfahrt, zum Dresscode oder zu einer Planänderung an alle Zusagen schicken wollt. Ein Feld, optional, mit einem ehrlichen Hinweis: "Nur für Infos rund um den Tag, mehr bekommt ihr von uns nicht."

Fragen zum Essen

Euer Caterer möchte am Ende drei Zahlen: Gesamtanzahl, Anzahl vegetarisch oder vegan, Anzahl Kinderportionen. Dazu eine Liste mit Allergien. Baut die Fragen so, dass genau das herauskommt.

Ernährungsweise

Eine Auswahl ist besser als ein Freitextfeld, weil ihr sie zählen könnt. Drei Optionen reichen in fast allen Fällen.

Wie möchtet ihr essen?
Ich esse alles.
Vegetarisch.
Vegan.

Allergien und Unverträglichkeiten

Hier ist ein Freitextfeld richtig, denn Allergien lassen sich nicht in Kategorien pressen. Haltet es kurz und macht klar, dass es wirklich um Gesundheit geht und nicht um Vorlieben.

Gibt es etwas, das ihr nicht essen könnt? Zum Beispiel Nüsse, Laktose oder Gluten.

Kinder

Das Alter ist wichtiger als die Anzahl. Ein Kind mit zwei Jahren braucht einen Hochstuhl, ein Kind mit zehn eine normale Portion, und für die Betreuung macht es einen großen Unterschied, ob drei Kleinkinder oder drei Grundschulkinder kommen.

Kommen Kinder mit? Bitte schreibt uns ihr Alter dazu, dann planen wir Essen und Hochstühle passend.

Formuliert die Essensfragen so, dass Absagen sie überspringen können, zum Beispiel mit dem Zusatz "nur ausfüllen, wenn ihr dabei seid". Das erspart euch leere Pflichtfelder und frustrierte Gäste.

Fragen zur Logistik

Diese Fragen stellt ihr nur, wenn ihr wirklich etwas organisiert. Wer keinen Shuttle bucht, fragt auch nicht danach.

Shuttle

Fragt pro Richtung ab, mit konkreten Zeiten. "Möchtet ihr den Shuttle nutzen?" führt zu Gästen, die hin mit dem Auto kommen und zurück im Bus sitzen wollen, ohne dass ihr es wisst.

Möchtet ihr unseren Shuttle nutzen?
Hinfahrt, 14:30 Uhr ab Bahnhof.
Rückfahrt, 01:00 Uhr ab Location.
Wir kommen mit dem eigenen Auto.

Übernachtung

Wenn ihr ein Zimmerkontingent reserviert habt, braucht ihr eine klare Ansage, wer bucht. Sonst wartet ihr auf Gäste und die Gäste warten auf euch.

Übernachtet ihr vor Ort?
Ja, wir buchen selbst im Kontingent.
Ja, bitte reserviert ein Zimmer für uns.
Nein, wir fahren nach Hause.

Die eine Frage, die einfach Freude macht

Eine Frage darf ruhig ohne Planungsnutzen im Formular stehen, weil sie die Stimmung setzt und euch später echte Daten für den Abend liefert: der Musikwunsch. Fragt nach Künstler und Titel, sonst steht am Ende zehnmal "irgendwas mit gutem Beat" in eurer Liste.

Welcher Song bringt euch garantiert auf die Tanzfläche? Bitte mit Künstler und Titel.

Diese Liste geht eins zu eins an eure Band oder euren DJ. Wer sich einen Song gewünscht hat, steht später auch auf der Tanzfläche, wenn er läuft.

Diese Fragen könnt ihr streichen

• Postadresse. Die habt ihr bereits, sonst hättet ihr die Einladung nicht verschicken können.
• Geschenkwünsche. Das gehört auf eine eigene Seite mit eurer Geschenkeliste, nicht ins Antwortformular.
• "Habt ihr Wünsche für den Tag?" Ein offenes Feld produziert Erwartungen, die ihr erfüllen sollt. Ihr plant eure Hochzeit, nicht die eurer Gäste.
• Ankunftszeit. Interessant klingt es, planbar ist es nicht. Die Zeiten stehen in eurem Ablaufplan, das reicht.
• Doppelte Kontaktdaten. E-Mail oder Telefonnummer, nicht beides.

Nicht alle Gäste brauchen dasselbe Formular

Wenn ein Teil eurer Gäste erst zur Party kommt, sind Menüfragen und der Hinfahrt-Shuttle für diese Gruppe schlicht Ballast. Mit Gästegruppen mit eigenem Zugang bekommen Abendgäste eine eigene Version der Seite und damit auch ein Antwortformular mit ihren eigenen Fragen. Tagesgäste sehen Menü und Shuttle, Abendgäste nur Zusage, Begleitung und Musikwunsch.

Timing und Frist

Ein gutes Formular nützt wenig, wenn es zum falschen Zeitpunkt online geht. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

1. 8 bis 12 Monate vorher: Save the Date, noch ohne Antwortformular. Ihr wollt hier nur den Termin sichern.
2. 3 bis 4 Monate vorher: die eigentliche Einladung mit Link zum Formular. Viele Paare verschicken sie heute als digitale Hochzeitseinladung, weil der Link zur Antwortseite dann direkt antippbar ist.
3. 6 bis 8 Wochen vorher: eure Antwortfrist. Nicht später, denn Sitzplan, Tischkarten und Mengen hängen daran.
4. 10 Tage vor der Frist: eine freundliche Erinnerung an alle, die noch nicht geantwortet haben.

Nennt einen Grund für die Frist, dann wird sie ernster genommen.

Bitte gebt uns bis zum 12. Juni Bescheid. Danach geben wir die Zahlen an unseren Caterer weiter und können leider nichts mehr ändern.

Euer Formular in Kurzform

Wenn ihr nichts weiter aus diesem Artikel mitnehmt, nehmt diese Liste. Sie deckt fast jede Hochzeit ab:

1. Vor- und Nachname
2. Zusage oder Absage
3. Namen aller Begleitpersonen, inklusive Kinder mit Alter
4. Ernährungsweise als Auswahl
5. Allergien als kurzes Freitextfeld
6. Shuttle, getrennt nach Hin- und Rückfahrt, falls vorhanden
7. Übernachtung, falls ihr ein Kontingent habt
8. Musikwunsch

Acht Felder, davon vier mit einem Klick beantwortet. Das ist die Grenze, ab der Formulare wieder unbeantwortet bleiben.

Wenn ihr eure Fragen beisammen habt, ist der Rest schnell erledigt: Formular anlegen, Fragen eintragen, Link in die Einladung setzen. Die Antworten laufen danach automatisch in eure Gästeliste, mit Essenswünschen und Allergien direkt am richtigen Namen. Wie ihr dafür in wenigen Schritten eure eigene Seite anlegt, steht auf unserer Übersichtsseite.